Comment automatiser son entreprise d’agent immobilier ?

On m’automatise pas un process qu’on ne connais pas.

Nous sommes nombreux à vouloir utiliser des outils pour nous faciliter la vie, voire même que ces outils fassent le boulot à notre place.

Imagine cette conversation (elle est bien réelle et arrive beaucoup plus souvent qu’on ne pourrait l’imaginer).

– Hey Yann  ! Je voudrais qu’on automatise telle groupe de tache.

– Ok ! En finalité, quel est le résultat que tu souhaite avoir ? Quel bénéfice ?

– Heuuu, je sais pas.

– Bon ok, quel est ton process actuel que tu as déjà défini que tu voudrais automatiser ?

– Bah, j’ai pas de process defini.

– Comment veux qu’une machine fasse un job sans lui dire quoi faire ? Un peu compliqué non ?

Même ChatGPT ne pourra pas te sortir une solution miracle si tu ne connais pas le « prompt ».

– Bah Yann, tu n’as qu’à me refiler ton process, tes automatisations et zou c’est parti. 

L’idée peut paraître bonne effectivement…pour foncer à pleine vitesse dans un mur. Ça serait comme sortir de l’auto-école et aller conduire une formule 1 direct.  

Je connais bien cette réalité et j’ai aussi voulu rouler dans une formule 1 avant même de savoir conduire. Ça m’a pris un peu (beaucoup) de temps pour maîtriser mais maintenant beaucoup de taches sont automatisées dans mon entreprise.

Pourquoi tu ne devrais pas prendre l’automatisation d’un autre ?

Ma façon de travailler est différente de la tienne et chaque personne a envie de faire à sa propre façon. Aussi simple que ça.

Une deuxième chose : le temps d’adaptation. 

J’ai appris une chose qui fait toute la différence : On automatise uniquement un process existant, puis on l’améliore.

L’automatisation doit compléter et soutenir vos processus existants, et non les remplacer entièrement. Le but est de vous faire gagner du temps et des efforts, pas de créer de nouveaux problèmes.

Quand tu dis que tu n’as pas de process, je dis non ! Tu en as un mais tu ne l’a juste probablement pas mis sur le papier.

Tu verras que l’exercice vaut l’effort car c’est la voie royale à la délégation. 

Et ce qui est super cool quand tu as des personnes qui mettent en place les systèmes pour toi, c’est que tu as beaucoup plus de temps pour VIVRE. 

Alors comment automatiser son business ?

Voici un ordre général des étapes que tu pourras suivre :

1. Identifie la tâche : 

Détermine la tâche ou le processus que tu souhaites automatiser. Assure toi qu’il s’agit d’une tâche répétitive, chronophage et facilement automatisable.

2. Analyse la tâche : 

Examine la tâche en détail pour comprendre comment elle fonctionne et quelles étapes sont impliquées. Cela t’aidera à identifier les domaines qui peuvent être automatisés et la manière la plus efficace de le faire.

Écris toutes les étapes de ce que tu fais aujourd’hui. Que ce soit pour tes leads, tes prises de rendez-vous, la saisie de tes mandats, la coordination de tes transactions. TOUT !

Vas y en détails. Qui fait quoi, quand, comment, avec quel outils ?

Et écris le comme tu le fais vraiment aujourd’hui, pas comme tu voudrais que ce soit. 

3. Détermine les objectifs 

Définis ce que tu souhaites accomplir en automatisant la tâche. Il peut s’agir de réduire les erreurs, d’économiser du temps et de l’argent, d’améliorer la qualité ou d’augmenter la productivité.

4. Standardise ton process

Commence sans outils d’automatisation ! Fait le à la main : suis à la lettre ce que tu as écrit et note tous les grains de sable. Améliore les rouages qui grippent.

5. Choisis l’outil d’automatisation 

Sélectionne l’outil ou la technologie appropriée qui peut le mieux automatiser la tâche. Cela peut impliquer l’utilisation d’un logiciel existant, le développement d’une solution personnalisée ou une combinaison des deux.

6. Conçois le processus d’automatisation 

Élabore un plan pour automatiser la tâche, y compris la définition des entrées, des sorties et des étapes impliquées dans le processus.

7. De zéro à 1 

Commence par une première automatisation et fait passer le crash test de la réalité : cool ça marche. Ça marche pas comme tu voulais ? Améliore

8. Implémente le processus d’automatisation

Ajoute un ou 2 autres systèmes systèmes automatisés.

Crée et teste le processus d’automatisation pour t’assurer qu’il fonctionne comme prévu. Assure toi de tester soigneusement le processus avant de le déployer pour t’assurer qu’il n’entraîne pas de conséquences imprévues. (Tu sais des nouveaux problèmes que tu n’avais pas avant)

9. Forme tes collaborateurs

Éduque tes collaborateurs sur la façon d’utiliser le nouveau processus automatisé et fournis leur une formation et une assistance si nécessaire.

J’ajouterai que même s’il ne sont pas amené à utliser directement les automatisations, il est important qu’ils comprennent ce qui se passe en coulisse et soient sensibilisés aux systèmes mis en place dans l’entreprise. Ils doivent comprendre les étapes que vivent les clients.

10. Surveille et optimise 

Surveille régulièrement le processus automatisé pour t’assurer qu’il continue de fonctionner comme prévu. Améliore, optimise le processus si nécessaire pour améliorer son efficience et son efficacité.

La mise en place d’automatisations est un des gros blocs sur lesquels nous accompagnons les membres du Mouvement [R.E]Flex : mettre en place des systèmes qui apportent de l’efficience et de la liberté !

Nous accompagnons les entrepreneurs sur chacune de ces étapes, nous fournissons des recettes d’automatisation qu’ils adaptent à leurs propres besoins, leurs propres réalités. 

imagine maintenant que tu as plein de temps libre et assez d’argent pour vivre la vie que tu veux. Tu fais quoi ?Bon ça fera l’objet d’un autre post.

En attendant, ton job #1 en tant qu’entrepreneur est de mettre en place des systèmes, des effets de leviers qui te permettront de réaliser beaucoup plus avec beaucoup moins d’efforts.

Tu peux aller t’inspirer de quelques stratégies que nous avons mises en place : https://coaching.yannraoult.com/3-webinaires-reflex/

C’est cadeau 🎁

Yann